Comment automatiser ses processus commerciaux en 12 exemples ?

À la recherche du temps perdu n’est pas seulement un célèbre roman de Marcel Proust. C’est également une réalité pour les responsables, managers et directeurs commerciaux. Dans les entreprises, le digital a accompagné de nombreux services (comptabilité, RH, marketing) afin de réduire les tâches répétitives et dénuées de valeur ajoutée. Ce qui prenait une semaine peut désormais se traiter en une journée. Ce qui prenait une journée peut se faire en une heure.

Et sur ce sujet, le commerce n’est pas en reste ! À la pointe de la performance d’une entreprise, la fonction commerciale est, de loin, la plus impactée par le digital. Si le fond du sujet n’a pas changé (obtention des rendez-vous, préparations, rencontre, négociation et suivis), la forme s’est transformée en devenant. Illustration avec 12 exemples concrets.

L’automatisation pour digitaliser et simplifier le travail commercial

#1 – Digitalisez votre prospection

Le digital facilite l’agrégation des données et leur utilisation à des fins commerciales. Des outils permettent de décupler les résultats de la prospection en utilisant des plateformes qui recueillent et analysent des données pertinentes pour prendre contact sans perte de temps.

On peut aussi utiliser LinkedIn, les siteswebs des entreprises via divers plugins pour deviner les emails des contacts B2B afin de les adresser automatiquement sous forme de relances automatiques et cadencées. Il est également possible d’identifier les décideurs parmi les grandes sociétés et ETI françaises avec un outil dédié.

Les principaux outils pour digitaliser votre prospection

En regardant du côté de snov.io, hunter.io, et voilanorbert pour les plus connus. Le reste est présent et mis à jour dans cette toolbox.

#2 – Automatisez votre relation client

Collecter des données, c’est bien, mais encore faut-il les faire vivre. Lorsque les données entrent dans un CRM, elles sont préqualifiées et scorées. On peut alors associer des données en provenance de plusieurs sources (réseaux sociaux, demandes d’informations depuis internet, fichier clients, etc.) afin de les consolider pour éviter les doublons, scorer ses prospects et automatiser les relances commerciales.

#3 – Qualifiez vos cibles prioritaires et prospects

Toutes les données collectées ne sont pas toujours complètes ou pertinentes. Plutôt que de passer son temps au téléphone à rebondir sur les standards et les assistants, il existe des solutions clés en main qui peuvent faire ce travail pour qualifier vos bases de données en temps réel.

Les principaux outils pour simplifier votre prospection

Que vous soyez technophile ou simple curieux, vous devriez explorer ces outils et plateformes : Datananas, Nomination, Anyleads, DropContact, Cold CRM, Lusha, Societeinfo.com, etc.

Structurez vos suivis

#4 – Simplifiez la prise de rendez-vous

Définir un bon créneau horaire peut devenir une sinécure lorsque les agendas sont remplis. De plus, c’est souvent une perte de temps par téléphone ou par email, alors que personne n’a son agenda à proximité. Depuis peu, des outils gratuits offrent un service simple : synchroniser des agendas pour faciliter les rendez-vous.

Les principaux outils pour structurer votre suivi

Calendly et meetingbird sont des solutions parfaites pour éviter la perte de temps à trouver un créneau et le partager. Pour aller plus loin, des assistants virtuels ont même vu le jour. Ils s’agit de solutions comme JulieDesk qui communiquent à votre place par email pour trouver le bon créneau horaire. Les plus technophiles adoreront ! Mais est-ce pertinent ? À vous d’en juger.

#5 – Transformez vos reporting

L’information, c’est le pouvoir. Plus vous en savez sur vos concurrents et vos clients, plus vous pourrez personnaliser vos offres et automatiser vos processus. On peut combiner des outils de business intelligence et de CRM pour automatiser les projections d’activité et créer des tableaux de bord simples et puissants à la fois.

Les principaux outils pour structurer vos suivis

Que vous soyez technophile ou simple curieux, vous devriez explorer ces outils et plateformes : Geckoboard, Klipfolio

L’automatisation pour gagner du temps sur les devis, factures et relances

#6 – Automatisez vos devis et factures

Un commercial peut perdre un temps précieux à construire un nouveau devis pour chaque client. C’est pourquoi il existe des logiciels contenant des fonctionnalités semi-automatiques pour collecter l’information client et construire des devis (et des factures) sur mesure. L’envoi et le suivi se font automatiquement par email.

Les principaux outils pour gérer facturation et CRM :

Le français Sellsy se distingue dans l’hexagone ainsi que Simple CRM face au leader mondial Xero.

#7 – Simplifiez les ventes

Si votre offre comprend une option de financement des ventes, il est possible de créer des ponts entre vos solutions opérationnelles et votre prestataire financier. Il s’agit là d’automatiser la facturation, la gestion des impayés et le recouvrement. Attention, cela n’est possible qu’au travers d’un Vendor Program si vous êtes partenaire avec un établissement tel qu’Atlance pour commercialiser vos offres sous forme de leasing. Vous gagnez en temps et en agilité sans devoir gérer la partie administrative et comptable de vos opérations.

#8 – Passez à la signature électronique

Recevoir un devis, le faire valider, l’imprimer, le signer, en faire un scan pour la comptabilité et un autre à renvoyer au vendeur, puis le ranger dans le bon dossier et l’envoyer en copie à un adjoint pour suivi… voilà autant de tâches chronophages qui hachent le quotidien des clients et des vendeurs. Pour travailler vite et mieux, la signature électronique est indispensable.

Les principaux outils pour structurer vos suivis

Que vous soyez technophile ou simple curieux, vous devriez explorer ces outils et plateformes : , Yousign, Docusign, Tilkee

#9 – Oubliez les relances client

À partir du moment où vos informations sont enregistrées dans un logiciel d’automatisation, tout se fait automatiquement. La facture est envoyée et des relances périodiques sont mises en place jusqu’à l’échéance. Vous pouvez aussi externaliser votre gestion comptable avec l’affacturage ou le tiers financement. Votre prestataire s’occupe de vous payer immédiatement et gère le cycle de facturation récurrente par abonnement.

#10 – Automatisez votre recouvrement

En cas de retard de paiement, le recouvrement aussi s’automatise. Vous pouvez envoyer des rappels à partir d’un certain délai. Parce que certains documents ont encore plus d’impact en version papier, il est possible d’automatiser les lettres de recouvrement papier. Il existe aussi des cabinets de recouvrement spécialisés pour faire ce travail à votre place.

Les outils et cabinets pour simplifier le recouvrement de créances :

Le recouvrement est cependant un levier à essayer en dernier recours sur vos créances clients. En France, le seul cabinet spécialisé sur le secteur B2B est Dormane. On pourra aussi ajouter SeeUletter, plateforme d’automatisation de l’envoi de courriers et recommandés, très utile pour éviter de traiter soi-même les relances de recouvrement en interne.

#11 – Scorez vos clients et anticipez les mauvais payeurs

Si le scoring est utile en marketing, on peut aussi l’utiliser pour mesurer le risque de non-paiement des créances clients. Ce type credit management est utile pour éviter de perdre du temps avec un mauvais payeur ou un client en risque de faillite.

Les solutions pour estimer le risque de défaut de vos clients :

Peu de solutions existent sur le marché et encore moins s’adressent aux PME françaises. On pourra citer un pure player norvégien, CreditSafe avec une offre très accessible en concurrence avec des acteurs français comme Verif ou Manageo.

#12 – Financez vos ventes

Vous vous demandez pourquoi et comment le financement des ventes vous permettrait d’automatiser votre activité commerciale ? C’est justement un excellent moyen d’externaliser une partie de l’activité administrative chronophage (factures, relances, encaissement, gestion du recouvrement), mais aussi de transformer l’approche commerciale pour engager une relation de long terme avec ses clients au travers du leasing. On ne vend plus, on loue et on offre un service qui dure dans le temps à la différence d’une vente ponctuelle.

Au global, le financement des ventes ou Vendor Program, cela se traduit par moins de taches chronophages et moins d’effort commercial pour générer un même chiffre d’affaires.

 

Crédit photo : Magda Ehlers

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